Déclarer sa manifestation
Si vous souhaitez organiser un événement sur l’espace public, vous devez faire une demande d’autorisation d’occupation du domaine public.
L’autorisation d’occuper le domaine public est accordée :
- pour une durée limitée, incluant le démontage et la remise en état des lieux,
- pour un espace déterminé.
La délivrance de l’autorisation de la Ville de Rezé ne préjuge pas de l’accord des autorités préfectorales ou autres lorsque cet accord est requis en vertu de dispositions réglementaires.
La délivrance d’une autorisation n’entraîne pas automatiquement l’accord pour une aide technique. Chaque service peut accorder ou refuser l’aide technique en fonction de ses possibilités et contraintes.
Les événements rassemblant du public sont soumis à des réglementations et à des préconisations visant à garantir en même temps la sécurité (risque d’incendie, mouvement de panique et/ou de foule) et la sûreté (protection de site et application du plan Vigipirate).
Pour permettre l’instruction technique du projet, les demandes doivent être adressées au minimum :
- Avant le 31 décembre de l’année précédente pour les manifestations majeures récurrentes nécessitant une forte implication des services (avec coordination : matériel, demande d’arrêtés…).
- Trois mois minimum avant la date prévue pour les manifestations avec coordination (matériel + personnel municipal intervenant, demande d’arrêtés de circulation, de stationnement, de buvette…). Toute demande sous 3 mois avant l’événement sera refusée.
- Un mois minimum avant la date prévue pour les manifestations nécessitant uniquement du matériel ou des autorisations municipales. Toute demande sous 1 mois avant l’événement sera refusée.
Les demandes d’autorisation doivent être formulées via le formulaire en ligne (voir démarche). L’autorisation que vous obtiendrez est temporaire et nominative. Elle peut être suspendue avant l’événement. Elle est valable uniquement pour cet événement.
Pièces à fournir
Au cours de l’instruction, vous devrez fournir les documents suivants :
- Un plan d’implantation de votre manifestation.
- Une attestation d’assurance couvrant la manifestation.
- Un dossier de sécurité, selon l’ampleur de l’événement.
Organiser un éco événement
Les 7 règles d’or d’un éco événement :
- Vers le zéro déchet
- Un événement pour tous
- S’organiser et progresser
- Consommer plus durable
- Favoriser des déplacements durables
- Penser transition écologique
- Respect du site d’accueil
La Ville de Rezé met à disposition du matériel favorisant la tenue d’événements éco-responsables : table de tri, pinces à déchets, signalétique directionnelle, signalétique parking vélos, petit matériel, chasubles « organisation » et « bénévole ». Information et réservation de matériel via dsva.evenementiel@mairie-reze.fr
Disposer de matériel
La Ville de Rezé met à disposition des porteurs de projets du matériel dans le cadre de l’organisation de leurs événements.
Mobilier :
- Chaises en métal d’extérieur
- Chaises pliantes en plastique
- Bancs (2,20×0,25m)
- Barrières (2×0,80m)
- Estrade 1-2-3 pour récompenses
- Podium (éléments de 1,5×1,5m avec hauteur possible de 0,50m et 1m avec escalier)
- Plateaux réglables SAMIA (2x1m)
- Tables SEREM (1,20×0,80m) pour quatre personnes
- Tables (2,20×0,80m) pour huit personnes
- Stand (3x3m) pour cuisson
- Stand (3x3m) interdit pour tout cuisson
- Grilles d’exposition (1,20x2m)
- Potelets guide-file
- Extincteurs
Matériel électrique :
- Sonorisation
- Micros filaires (instruments et chant)
- Rallonges électriques
- Eclairage de stand (néons)
- Eclairage du site (projecteurs)
Certains événements sont soumis à des délais de déclaration particuliers et conditionnés à des kits de matériel :
Les pique-niques entre voisins doivent être déclarés minimum 1 mois avant le début de l’événement. Limités à trois par week-end, les pique-niques entre voisins sont soumis à des kits de matériel, plus ou moins adaptables selon l’ampleur de l’événement, comprenant :
- 5 tables de 2m10
- 10 bancs
Le matériel est à retirer au Centre Technique des Trois-Moulins
Les vide-greniers doivent être déclarés avant le 31 décembre de l’année précédant votre manifestation. Limités à deux par week-end, les vide-greniers sont soumis à des kits de matériel, plus ou moins adaptables selon l’ampleur de l’événement, comprenant :
- 12 tables de 2m10
- 2 tentes 3x3m interdit pour cuisson
- 50 chaises pliantes
- 30 barrières
Les fêtes d’écoles de fin d’année scolaire (juin/juillet) font l’objet d’une planification, mise en œuvre par les services de la Ville, l’année précédant la manifestation. Elles sont limitées à trois par week-end. La Ville a mis en place un kit « fête d’école », plus ou moins adaptable selon l’ampleur de la fête d’école, composé de :
- 24 tables de 2m10
- 48 bancs
- 200 chaises pliantes
- 3 tentes 3x3m interdit pour cuisson
- 1 tente 3x3m pour cuisson
- 30 barrières
- 1 sono
- 1 scène de 40m²
Sécuriser son événement
Les événements rassemblant du public sont soumis à des règlementations et à des préconisations visant à garantir en même temps la sécurité et la sureté.
Au vu de la menace terroriste, la vigilance et la sécurisation des manifestations sont indispensables. À Rezé, trois niveaux de sécurisation ont été adoptés par les élus municipaux en fonction de la fréquentation et de la notoriété des manifestations.
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- Présence d’un référent sécurité : connaissance du dispositif mis en place, interlocuteur des forces de l’ordre et des secours, encadrant des bénévoles mobilisés pour la sécurité, équipé d’un téléphone portable dédié à la sécurité, etc.
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- Vigilance sur des comportements suspects et sur la présence de sacs abandonnés
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- Organisation de rondes pendant la manifestation
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- Mêmes mesures que le niveau 1
- Mise en place d’un dispositif anti-véhicule bélier
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- Mêmes mesures que le niveau 2
- Aménagement d’un périmètre de sécurité et d’un système de filtrage avec contrôle visuel des sacs effectué par des agents de sécurité professionnels
Promouvoir sa manifestation
À Rezé, 29 panneaux d’affichage libre sont à disposition.
Les panneaux sont réservés à l’affichage de :
- la libre expression des idées dans le cadre autorisé par les lois et règlements ;
- l’information générale de la population rezéenne sur les activités locales ;
- la communication des associations locales et l’annonce de leurs manifestations.
Y sont interdites les affiches constituant une publicité commerciale ou soutenant des activités à but lucratif.
Les affiches annonçant une manifestation ne peuvent être recouvertes que lorsque ladite manifestation a eu lieu.
Les affiches ne constituant pas une annonce ou ayant une portée générale ne pourront être recouvertes avant un délai de 15 jours à partir de la date de pose inscrite sur l’affiche.
La Ville ne pourra être tenue responsable, en aucun cas, lors des nettoyages périodiques, de l’enlèvement d’affiches venant juste d’être posées.
Aucune démarche préalable, ni demande d’autorisation n’est requise.
Vous pouvez proposer un événement culturel, sportif, associatif pour une parution dans l’agenda du site reze.inovawork.net et/ou dans le magazine municipal Rezé Mensuel.
Faire la demande auprès de la direction communication de la Ville via le formulaire en ligne « proposer un événement ».
La demande doit être formulée :
- Au minimum une semaine avant la date de l’événement pour une parution sur reze.fr.
- Avant le 1er du mois qui précède la sortie du journal pour une parution dans le magazine Rezé Mensuel.
Ex : avant le 1er octobre pour une parution dans le numéro de novembre. Attention : un seul numéro paraît pour juin, juillet et août, donc la demande de parution d’un événement estival doit se faire avant le 1er mai.