Comment avez-vous réagi à l’annonce du confinement ?
Comme nous en avions l’obligation légale, nous nous préparions depuis deux ans à mettre en place du télétravail. Nous avions commencé des expérimentations, mais le test s’est finalement fait grandeur nature avec un déploiement massif ! Techniquement, il n’y a donc pas eu de panique, mais le changement d’échelle a demandé une grande adaptation.
Comment avez-vous équipé tous ceux qui en avaient besoin ?
Avant le confinement, 48 personnes travaillaient déjà en télétravail un jour par semaine, avec un ordinateur fourni par la Ville. En très peu de temps, il nous a fallu configurer une centaine de postes supplémentaires. Nous avions anticipé pendant la semaine précédant le confinement, puis n’avons fait que cela les 16 et 17 mars : à raison d’un quart d’heure pour configurer le matériel, et autant, parfois plus, pour en expliquer le fonctionnement. Au début, la hotline a été très sollicitée, maintenant le rythme est pris, tout fonctionne bien.
Vous avez dÛ acheter du matériel ?
Non, car nous avions un stock, prévu pour d’autres projets, et nous avons récupéré les ordinateurs portables de chaque service pour les redistribuer.
Vous vous êtes aussi occupés de l’organisation des réunions à distance ?
Oui, bien sûr. Pour les réunions à distance, les services ont recours à notre aide technique. Et, pour les visioconférences, beaucoup se sont débrouillés avec des solutions tout public mais, comme la visioconférence est obligatoire pour la commission des commandes publiques, nous avons sélectionné et installé une solution professionnelle testée et prouvée, qui pourra être utilisée pour d’autres réunions le cas échéant.
ET POUR LE RÉSEAU TÉLÉPHONIQUE ?
Il a fallu modifier toute la structure du réseau d’appels téléphoniques, installer des répondeurs automatiques avec transfert, avec ou sans dépôt de message.
Vous prévoyez la suite ?
Nous réfléchissons à une organisation partagée entre les personnes qui seront présentes dans les services et celles qui télétravailleront. Pour le reste de notre activité, notre service poursuit son travail normalement, les dossiers en cours sont suivis, nous sommes en contact avec nos prestataires. La seule différence est que je ne vois plus mes collègues. Être enfermé tout seul toute la journée, ce n’est pas idéal… Mais je ne suis pas le seul dans ce cas !